Personvernerklæring for KS Digitalt ledsagerbevis

KS Digitalt ledsagerbevis og den tilhørende nettsiden ledsagerbevis.no er utarbeidet for norske kommuner av KS, kommunesektorens organisasjon, på oppdrag fra Barne-, ungdoms- og familiedirektoratet. Tjenesten er etablert på plattformen Fiks. KS Digital har utarbeidet et felles nasjonalt søknadsskjema som kommuner kan velge å ta i bruk.

Kommunen er behandlingsansvarlig

KS Digitalt ledsagerbevis benyttes av kommuner.

Det er den enkelte kommune som har ansvaret for behandlingen av personopplysningene dine i Digitalt ledsagerbevis. Du kan lese mer om hvordan kommunen behandler personopplysninger, i personvernerklæringen til din kommune.

1. Innledning

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan vi, som databehandler, behandler personopplysninger i forbindelse med tjenesten Digitalt ledsagerbevis. Vi i KS Digital er opptatt av å ivareta personvernet ditt og overholde bestemmelsene i EUs personvernforordning (GDPR). Når begrepet vi brukes i teksten nedenfor viser vi til KS Digital.

2. Tjenestebeskrivelser

2.1 KS Digitalt ledsagerbevis er et felles nasjonalt søknadsskjema og saksbehandlingsverktøy som kommunen bruker til å behandle søknader om ledsagerbevis og til å utstede ledsagerbevis. I søknaden registrerer søkeren opplysninger om eier av ledsagerbeviset, som fødselsnummer, navn, etternavn, adresse og telefonnummer. Søkeren laster opp bilde og beskriver behovet for ledsager. Søker kan legge til andre som administratorer av ledsagerbeviset. Saksbehandleren i kommunen benytter saksbehandlingsverktøyet og behandler informasjonen som er kommet inn i søknaden, og skriver vedtak om innvilgelse eller avslag. Ved innvilgelse angir saksbehandleren antall ledsagere og gyldighet på ledsagerbeviset. Vedtaksbrevet sendes så til innbyggeren via SvarUt enten digitalt eller per post.

2.2 KS Digitalt ledsagerbevis har også en app for innbyggere. Gjennom appen kan du ha ledsagerbeviset digitalt på mobilen. Appen støttes av IOS og Android. I appen kan du gi andre personer tilgang til ledsagerbeviset. Ledsagerbeviset kan også vises i en nettleser.

2.3 Nettsiden ledsagerbevis.no gir informasjon til innbyggere om tjenesten ledsagerbevis.

3. Databehandler

Databehandler for KS Digitalt ledsagerbevis er KS-Digitale fellestjenester AS, org.nr. 931 796 003. Har du spørsmål om behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på fiks@ksdigital.no.

4. Behandlingsansvarlig og personvernombud

Behandlingsansvarlig for personopplysningene som behandles i KS Digitalt ledsagerbevis, er den enkelte kommune. Den enkelte kommunes personvernombud er ansvarlig for å overvåke kommunens behandling av personopplysninger og veilede kommunen i personvernspørsmål. Kontaktinformasjon til personvernombudet i den aktuelle kommunen finnes på kommunens nettside.

5. Personopplysninger og formålet med behandlingen

5.1 Formålet med behandlingen:

å behandle søknad om ledsagerbevis
å utstede, administrere og vise digitalt ledsagerbevis i app/nettleser
å sende vedtaksbrev til innbygger (via SvarUt)

5.2 Behandlingsgrunnlaget

Kommunen behandler personopplysninger i KS Digitalt ledsagerbevis fordi det er nødvendig for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e, med supplerende hjemmel i nasjonal lovgivning. Nærmere informasjon om kommunens behandlingsgrunnlag finner du i kommunens personvernerklæring.

5.3 KS Digital

For KS Digitalt ledsagerbevis behandler vi, på vegne av behandlingsansvarlig, personopplysninger som er nødvendige for å levere tjenesten. Formålet er å sikre en trygg og effektiv utsending av brev til innbyggere.

Opplysninger som behandles:

Identifikasjonsopplysninger:

navn, fødselsnummer

Kontaktopplysninger:

adresse, telefonnummer

Opplysninger i søknaden:

beskrivelse av behovet for ledsagerbevis (som kan inneholde helseopplysninger/opplysninger om funksjonsnedsettelse)
antall ledsagere det søkes om
informasjon om søker

Bilde:

foto som vises på ledsagerbeviset

Saksbehandlingsopplysninger:

vedtak (innvilgelse/avslag), gyldighetsperiode, vedtaksdato

5.4 Analyse

Nettstedet ledsagerbevis.no benytter ikke informasjonskapsler. I stedet bruker vi verktøyet Plausible, som ikke benytter informasjonskapsler, ikke genererer vedvarende identifikatorer og ikke samler inn eller lagrer noen personlige eller identifiserbare data. Vi samler inn og lagrer oppsummerte data som ikke inneholder personlig informasjon. All aktivitet på nettsiden registreres anonymt, og vi samler bare inn det mest nødvendige for å følge med på hvordan nettsiden brukes.

Les mer her: Personvernerklæring KS-digital.no

6. Mottakere av personopplysningene

Personopplysningene vi behandler i KS Digitalt ledsagerbevis, deles kun med den innbyggeren som eier ledsagerbeviset, og med eventuelle administratorer av ledsagerbeviset. Vi deler ikke personopplysningene med andre parter med mindre loven pålegger oss det, eller det skjer med samtykke fra personen opplysningene gjelder.

7. Lagring og sikring av personopplysninger

Vi lagrer personopplysningene så lenge det er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen, eller så lenge lovgivningen pålegger oss det. Vi har gjennomført nødvendige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysningene mot uautorisert tilgang, endring, sletting eller spredning.

8. Dine rettigheter

Som registrert har du rett til innsyn, retting, sletting, begrensning av behandling, dataportabilitet og å protestere mot behandling av personopplysningene dine. For å benytte deg av disse rettighetene, vennligst kontakt den enkelte kommunes personvernombud.

å få innsyn i personopplysningene dine
å få opplysningene rettet eller slettet
å begrense behandlingen av opplysningene
å ta med deg opplysningene fra én tjeneste til en annen (dataportabilitet)
å protestere mot behandlingen av opplysningene

For å benytte deg av disse rettighetene må du kontakte personvernombudet i din kommune.

9. Endringer i personvernerklæringen

Vi forbeholder oss retten til å oppdatere denne personvernerklæringen når det er nødvendig. Eventuelle endringer vil bli kommunisert i god tid før de trer i kraft. Vi anbefaler at du jevnlig gjennomgår denne personvernerklæringen for å holde deg oppdatert om hvordan vi behandler personopplysninger.

10. Klage til tilsynsmyndigheten

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke er i tråd med personvernforordningen (GDPR), har du rett til å klage til Datatilsynet. Kontaktinformasjon til Datatilsynet finnes på deres nettside, datatilsynet.no.

11. Kontaktinformasjon

Hver enkelt kommune har et eget personvernombud. Dette ombudet kan hjelpe deg hvis du har spørsmål om innsyn, retting, sletting eller uthenting av informasjon om deg fra kommunens systemer. Du finner kontaktopplysninger til personvernombudet på kommunens nettside.

Hvis du ikke finner det du leter etter, hos din kommune, eller hvis du har spørsmål til KS-Digitale fellestjenester AS om denne personvernerklæringen eller vår behandling av personopplysninger, ta gjerne kontakt med oss på fiks@ksdigital.no.